Dans un premier temps, il est primordial de définir quel·s public·s souhaitez vous attirez à votre événement, par exemple : le grand public, les 15-25 ans, les seniors, les habitants du territoire, un public d’experts, des professionnels, les acteurs du territoire, etc. Plus vos publics sont ciblés et définis (âge, position géographique, profil, etc.) plus il sera simple d’actionner les leviers de communications appropriés.

Selon le choix de vos publics cibles, des outils de communication sont à mettre en œuvres . Actionnés, ils permettront d’attirer toutes vos cibles à un événement.

Les outils de promotions (affiche, flyer, invitations…) devront être fidèles à votre identité visuelle et à l’esprit de l’événement et aux animations que vous proposez. Vous pouvez faire appel à des professionnels pour la création d’une identité graphique de votre événement, elle sera ensuite à décliner. L’identité de l’événement doit être pensée pour s’adapter à tous les supports de communication imprimés (affiche, flyer, carton d’invitation) mais aussi publiés sur internet (en bandeau pour votre site, relayer sur les réseaux sociaux, mailing, etc.).
Présenter l’événement à tous les membres de l’association lors d’une réunion pour présenter le contenu et l’identité visuel. Ils sont le meilleur relais pour faire connaître votre événement auprès d’un public large.

Cette feuille de route liste toutes les actions à réaliser chronologiquement. Vous devez y faire figurer toutes les actions de communication qui doivent avoir lieu, leur échéance, la personne responsable et les éventuels points d’attention. Vous pouvez commencer son élaboration dès le début de votre projet. Elle sera de plus en plus détaillée à mesure que l’événement approche. Décomposez autant que possible les actions afin de ne rien oublier et afin que chacun sache clairement ce dont il ou elle est responsable. N’oubliez pas d’intégrer à ce planning, la liste des numéros de téléphone des personnes référentes.

De nombreux canaux de communication sont à votre disposition pour relayer votre événement :

- E-mailing via une plateforme gratuite (mailchimp, sendinblue, etc).

- Publiez sur la plateforme infolocale.fr qui relaie l’événement sur d’autre agenda en ligne et dans la presse papier. Une solution simple, gratuite et rapide qui vous permet de profiter d’un grand réseau de diffusion sans passer par la mobilisation des journalistes ou correspondants locaux.

- Invitez la presse locale : l’éclaireur, Ouest France, Presse Océan, etc.

- Et aussi les radios : France Bleu Loire Océan, Radio Atlantis, etc.

- Annoncez le sur le bulletin Municipal, Communal ou/et Départemental.

- Publiez sur les sites internet des collectivités, des agendas en ligne.

- Utilisez les réseaux sociaux, par exemple Facebook permet de créer des événements.

Portez une attention particulière aux invitations que vous adressez aux personnes dont la présence vous
paraît indispensable (les membres de l’association, les membres fondateurs, les acteurs du territoire, les partenaires, les élu·e·s, la presse, etc). Votre invitation doit interpeller, susciter l’intérêt et la curiosité en reprenant l’identité visuelle de votre événement.

Le processus d’invitation peut se dérouler en plusieurs temps :
• M-2 mois - « save the date ».
Il s’agit d’un premier e-mail d’invitation qui peut être envoyé à vos contacts privilégiés. Sans donner tous les détails de votre événement, vous vous assurez que vos interlocuteurs notent la date dans leur agenda et vous suscitez leur curiosité.
• S- 6 à 4 semaines – l’invitation proprement dite par mail ou par invitation papier
Elle peut être envoyée par courrier et/ou par e-mail. Elle doit contenir l’ensemble des informations suivantes :
- Qui organise et invite : nom et adresse éventuelle de l’organisateur ;
- Pourquoi : la raison de l’événement ;
- Quand : date, heure de début et de fin ;
- Quoi : nature de l’événement, le programme, le nom des intervenants… ;
- Où : nom et adresse de l’endroit ;
- Qui sont les invités ? Si l’invitation est valable pour, plusieurs personnes, il faut le préciser clairement ;
- Quelle réponse est attendue ? Si les invités doivent s’inscrire, précisez clairement comment ils doivent
le faire, auprès de qui et pour quelle date. Joignez un talon-réponse ou un formulaire d’inscription, cela encourage l’inscription ;
- Qui contacter pour obtenir des informations complémentaires.
• J-2 semaines - Le rappel.
Vous pouvez envoyer un rappel aux invités qui n’ont pas encore confirmé leur participation. Ce rappel est généralement envoyé par e-mail.

Une communication de qualité le jour J contribue à l'image et à la réussite de votre événement.

Voici une liste d'outils à privilégier :
• Badges : avec le nom de l'équipe organisatrice, des bénévoles ou/et des invités. Prévoyez également quelques badges vierges pour les invités non-inscrits au préalable ;
• Brochures-programmes à disposition
• Signalétique : veillez à en prévoir en quantité suffisante et bien visible ;
• Habillage et décoration des espaces qui doit rappeler l’identité visuel de votre événement ;
• Dossier de presse : pour les journalistes, avec communiqué de presse, coordonnées et quelques informations relatives à l'événement

Au-delà des supports de communication, soignez l'accueil. Pensez à désigner des personnes pour orienter vos invités.

• Pensez à transmettre un mot de remerciement aux personnes ayant collaboré à son organisation : bénévoles, membre de l’association, partenaires, techniciens, etc.
• Classez et archivez vos documents, feuilles de route, devis, factures, ils peuvent vous être utiles pour un prochain événement.
• Poursuivez votre communication avec l'envoi d'un communiqué de presse aux journalistes locaux, la publication d'un article sur votre site ou dans votre lettre d'informations…
• Vous pouvez envoyer des photos de l’événement aux participant·e·s ainsi qu’à l’équipe d’organisation pour partager le bilan positif de cette opération.

- Nombre de participant·e·s pour une opération grand public et ouverte à tous gratuitement (portes
ouvertes, exposition…)
- Réactions reçues directement pendant l’événement
- Attention portée par les médias : nombres d’articles
• Vous pouvez compléter votre évaluation par un questionnaire de satisfaction qui vous permettra d’obtenir des informations plus qualitatives.
• Organisez une réunion de bilan avec les membres de l’équipe d’organisation pour y aborder les questions
suivantes :
- Les objectifs ont-ils été atteints ? Pourquoi ?
- Quels ont été les points forts ?
- Quels sont les points à améliorer ?
Les regards doivent être portés sur toutes les étapes de l’événement : la préparation, l’événement et le
suivi. Ce travail sera la base d'un prochain événement, il est essentiel de le réaliser pour s'améliorer au fur et à mesure.